Die Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle bei öffentlichen Immobilienprojekten. Eine offene und transparente Dialogkommunikation trägt dazu bei, Akzeptanz zu schaffen, Konflikte zu vermeiden und das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger zu gewinnen. Doch wie gelingt eine erfolgreiche Dialogkommunikation? Dieser Beitrag beleuchtet die zentralen Aspekte und Best Practices.

1. Bedeutung der Dialogkommunikation bei öffentlichen Immobilienprojekten

Öffentliche Bauvorhaben wie Schulen, Wohngebiete oder Verwaltungsgebäude betreffen eine Vielzahl von Stakeholdern – von Bürgern über politische Entscheidungsträger bis hin zu Unternehmen. Fehlende oder unzureichende Kommunikation kann zu Widerstand, Verzögerungen und hohen Kosten führen. Eine frühzeitige, partizipative und transparente Kommunikation hingegen fördert das Verständnis und die Akzeptanz des Projekts.

2. Erfolgsfaktoren der Dialogkommunikation

2.1 Frühzeitige Einbindung der Öffentlichkeit

• Information der Bürgerinnen und Bürger bereits in der Planungsphase
• Identifikation relevanter Stakeholder und Berücksichtigung ihrer Interessen
• Organisation von Informationsveranstaltungen und Workshops

2.2 Transparenz und Nachvollziehbarkeit

• Klare Darstellung von Zielen, Zeitplänen und Herausforderungen des Projekts
• Regelmäßige Updates über verschiedene Kommunikationskanäle (Website, Social Media, Newsletter)
• Bereitstellung verständlicher Informationen, z. B. über Infografiken und FAQs

2.3 Interaktive Beteiligungsformate

• Bürgerversammlungen und Diskussionsforen zur Sammlung von Feedback
• Online-Beteiligungsplattformen für Ideen und Anregungen
• Workshops mit Bürgerinitiativen und Interessenverbänden

2.4 Professionelles Krisenmanagement

• Frühzeitige Identifikation möglicher Konflikte und Widerstände
• Schnelle, sachliche und transparente Kommunikation bei Problemen
• Dialogbereitschaft zeigen und auf berechtigte Anliegen eingehen

3. Dialog ist Partizipation

Der Dialog geht auf Erkenntnisse der Naturwissenschaft zurück, die der Physiker David Bohm untersucht hat. Danach verfolgen wir alle unsere eigene Realität durch unsere Vorstellung von dem was wirklich und wahr ist mit unserer Überzeugung. Bezogen auf die Physik ist zudem zu berücksichtigen, dass unsere Vorstellungen von getrennten Einheiten in der Welt nicht aufrecht zu erhalten ist und dass wir im Gegensatz dazu davon ausgehen müssen, dass alles mit allem in Verbindung steht und sich permanent gegenseitig beeinflusst. Bohm unterscheidet daher zwischen Diskussion und Dialog. Diskussion ordnet er dem Zerschlagen, Zerteilen und Zerlegen (lateinisch von discutere) zu, damit der Bedeutung, die Ganzheit auseinander zu nehmen. Den Dialog ordnet er jedoch der Bedeutung eines „freien Sinnflusses“ zu (Dialog = griechisch von Dia = durch und Logos = Wort), der unter uns, durch uns hindurch und zwischen uns fließt. Dialog ist daher der Ausdruck für Partizipation. Dialog steht für Teilhaben, beteiligt werden und sich durch seine Rückäußerung beteiligen und somit miteinander denken.

Für die Gesprächsform Dialog gibt es wichtige Voraussetzungen, die bei uns selbst beginnen:

• Lernen: Wenn wir als „Wissende“ bei unseren Gesprächspartnern ankommen, wird uns die Fähigkeit uns auf etwas Neues einzulassen von vornherein aberkannt. Mit Neugierde und Lernbereitschaft erlangen wir die Chance, aus anderen Meinungen neue Erkenntnisse zu erlangen.
• Respekt: Wenn wir die Unterschiedlichkeit der anderen Personen als legitim anerkennen, schaffen wir die Voraussetzung, von den anderen etwas zu hören und gehört zu werden.
• Perspektivöffnung: Wenn wir offen sind für die Sichtweisen und Perspektiven der anderen Personen, können wir unsere eigenen Perspektiven und Sichtweisen reflektieren, unsere Annahmen überprüfen und verbessern. Wir öffnen damit den Raum, den wir für den Dialog benötigen.
• Zuhören: Wenn wir uns beim Zuhören darauf konzentrieren, was die andere Person zu sagen hat, ohne gleich den inneren Prozess der Argumentation, Zustimmung und Ablehnung zu starten, erfahren wir auch die Inhalte, die uns übermittelt werden. Was nicht bedeutet, dass Zuhören gleich Zustimmung ist, sondern Konzentration, Haltung und Achtsamkeit.
• Teilen: Wenn wir von dem sprechen, was uns wirklich bewegt, und dabei die eigene Selbstdarstellung zurücknehmen, sind wir in der Lage unsere Sichtweise mit der anderer Personen zu teilen.

4. Qualität der Kommunikation 

Die Kommunikationsqualität bemisst sich nach den Inhalten der Botschaften, die Sie zu Ihrem Projekt versenden wollen. Wie hochwertig diese Inhalte sind, ist danach zu bewerten, wie sie die Informationsbedürfnisse Ihrer Empfänger erfüllen und wie Ihre Empfänger diese Informationen verstehen. Die Kommunikationsqualität beinhaltet vier Aspekte, die zu beachten sind. 

Zuerst vermitteln Sie mit der Information zu Ihrem Projekt ein Sachinhalt. Automatisch senden Sie zweitens ebenfalls etwas über sich selbst und Ihr Projekt mit, auch wenn Sie dies sogar bewusst vermeiden wollen oder nicht darauf achten. Drittens entsteht eine Beziehung zu Ihrem Empfänger und viertens richten Sie einen Appell an Ihren Empfänger, wozu Sie ihn veranlassen möchten. Diese vier Aspekte führen zu einer differenzierten Wahrnehmung Ihrer Projektbotschaft beim Empfänger. Er setzt sich mit dem Sachinhalt zu Ihrem Projekt auseinander und verbindet die Sachinformation mit Ihnen und Ihrem Projekt. Der Empfänger bezieht den Sachinhalt und das, was er über Sie und Ihr Projekt denkt, auf sich persönlich, indem er reflektiert, wie er zu Ihnen und Ihrem Projekt steht und welche Beziehung er zu Ihrem Projekt hat oder haben möchte. Über Ihren Appell entscheidet er ebenfalls, indem er beschließt, was er am besten tun oder auch lassen könnte.

Welche Bedürfnisse nach Projektinformationen haben die Menschen? Die Ausrichtung Ihrer Botschaften auf die Inhalte, die Ihren Empfängern wichtig sind, ist ein entscheidender Schritt zu einer qualitätsvollen Kommunikation. Mit interessanten Botschaften, die die Bedürfnisse Ihrer Empfänger befriedigen, steigern Sie die Wahrscheinlichkeit eine Rückantwort – ein Feedback – zu erhalten. Diese Rückantworten haben für Sie einen sehr hohen Wert, weil Sie damit Ihre eigene Perspektive zu Ihrem Projekt reflektieren können. Selbstverständlich werden nicht alle Informationen, die Sie zurückerhalten die Qualität besitzen, um Ihr Projekt weiterzubringen, allerdings die ernsthaften, emotionalen und aus dem Leben gegriffenen Meinungen, Interessen und Anregungen zu Ihrem Projekt sind ungemein wertvoll für Sie, wenn Sie daraus die richtigen Rückschlüsse ziehen.

Der Dialog bringt Ihnen die Möglichkeit, dass Ihre Absichten, die Sie mit den Informationen zu Ihrem Projekt verfolgen, verstanden werden. Im Dialog können Sie Missverständnisse klären und Ihr Projekt aus der Perspektive der Menschen betrachten, für die Ihr Projekt wichtig ist. 

Der Dialog führt Ihre Immobilie zur Identität. Zur Identität gehören die Historie des Standortes, genauso wie mögliche Schattenseiten. Aus der einen oder anderen Perspektive heraus betrachtet können vermeintliche Makel hervortreten, mit denen Sie umgehen müssen. Verschweigen bringt nichts. Insbesondere bei unserer heutigen Informationsdichte und -schnelligkeit wird es nicht lange dauern, bis Sie diese Themen einholen. Der offene Umgang, insbesondere mit den Ecken und Kanten Ihres Projektes, verschafft Ihnen Authentizität, Glaubhaftigkeit und bietet den Vorteil Ihr Projekt ehrlich in Szene zu setzen, es zu „verorten“. 

Ihre Kommunikation mit den Menschen muss immer ein Stück weiter sein als der Bau. 

5. Kanäle der Kommunikation

Dialogkommunikation für Immobilien ist keine Massenkommunikation. Es geht um gezielte Informationen und eine Rückkopplung mit dem Empfänger. Das setzt wiederum voraus, dass Sie ebenfalls Informationen zu Ihren Empfängern gewinnen und nutzen und entsprechend sensibel mit diesen Daten umgehen, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz.

Die Auswahl und Nutzung der Kommunikationskanäle sollte ebenfalls zielgerichtet sein. Möglichst viele Informationen an so viele Empfänger wie möglich zu versenden, ist keine erfolgsversprechende Strategie und birgt die Gefahr des „Lost in Big Data“.

Ihr Projekt hat seine eigene Community und ganz spezifische Stakeholder. Mit genau diesen gilt es zu kommunizieren. Die bewährten Kommunikationswege zu den wichtigen Meilensteinen Ihres Projektes, wie z.B. zur Grundsteinlegung, dem Richtfest oder der Eröffnungsfeier, stellen bereits eine gute Basis des Informationsaustauschs dar. Die Projektwebseite ist ebenfalls ein Kommunikationskanal, den es zu pflegen gilt und der die Möglichkeit zum Dialog über Nachrichten und Kontaktfelder bietet. Zudem etabliert sind die sozialen Netzwerke wie z.B. Facebook. Die wichtigsten Kommunikationskanäle für Ihr Projekt sind alle auf den Dialog ausgerichtet. Wichtig ist jedoch, wie der Dialog in der Praxis umgesetzt wird. Erforderlich hierfür ist schlichtweg das Know-how für die individuelle, direkte und verbindliche Kommunikation mit den Zielpersonen.

6. Verhalten in der Kommunikation

Das Kommunikationsverhalten hat sich für Immobilienprojekte verändert. Das liegt einerseits an den enormen Datenmengen, die uns in rasant kurzer Zeit zur Verfügung stehen. Welche Informationen filtern wir hierzu heraus und wie gehen wir mit diesen Informationen um? Wir haben bessere Vorbereitungsmöglichkeiten zu den Themen die uns bewegen. Diese Informationsdichte bringt sämtliche Projektbeteiligte heute auf einen ganz anderen Gesprächsstand als früher. Projektinformationen werden transparent. 

Andererseits haben wir als Bürger ein anderes Bewusstsein für die Belange in unserer Gesellschaft entwickelt. Es hat sich etabliert, dass die Menschen mitreden und einbezogen werden wollen, wenn in ihrer Stadt, Nachbarschaft oder Community ein neues Projekt entsteht. Sie leiten hierzu auch einen Anspruch ab, was sich durch Bürgerbeteiligungen, Bürgerinitiativen oder Bürgerbegehren immer wieder zeigt. Demzufolge haben auch die Politik und Verwaltung die Forderung in den Informationsprozess zu Ihrem Projekt einbezogen zu werden. 

Die Menschen vor Ort sind meist skeptisch, weil sie Ihr Projekt nicht genau kennen. Es entstehen Veränderungen, die zu Missmut führen können, wenn die handelnden Personen des Projektes nicht bekannt sind und die Menschen somit nicht beurteilen können, ob sie Ihnen und Ihrem Team das Projekt zutrauen. Wenn Sie die Menschen mit ins Boot nehmen, ihnen Ihre Pläne präsentieren und ihre Fragen beantworten, schaffen Sie Vertrauen und können sie von Ihren Kompetenzen überzeugen.

Dialog-Kommunikation hinterlässt Eindrücke und macht Ihr Projekt nachhaltiger, weil die Menschen, insbesondere die in der Nachbarschaft, die Meinungsbildner, die Politik und die Verwaltung sowie die zukünftigen Nutzer Ihrer Immobilie mit ihren individuellen und spezifischen  Interessen, Meinungen und Erwartungen in die Kommunikation und damit in den Entwicklungsprozess Ihrer Immobilie einbezogen worden sind. Das verlangt Kommunikationskompetenz, um im Dialog auf Augenhöhe stets die richtigen Informationen an die richtigen Empfänger zur richtigen Zeit zu senden und von diesen zu empfangen und permanent aus diesem Prozess zu lernen und damit das Projekt weiterzuentwickeln.

7. Dialogmoderation

Der Dialog als Kommunikationsform bei Immobilienprojekten ist ein äußerst hilfreiches Werkzeug bei der Projektentwicklung. Die praktische Anwendung erfolgt in Workshops, Klausuren, Mediationen, Bürgerforen oder anderen Beteiligungsprozessen. Die Ergebnisse können zum Durchbruch für festgefahrene und unüberwindbar scheinende Projektkonflikte werden oder einfach von vornherein das Projekt auf ein zustimmendes Gleis heben.

Der Dialogprozess braucht eine klare Struktur und feste Regeln mit einem definierten Zeitrahmen. Die Redebeiträge müssen nach diesen Regeln erfolgen, um ein wildes, unstrukturiertes Durcheinander zu vermeiden. Ein Beispiel hierzu ist die Schaffung eines Rednerplatzes. Die Reihenfolge der Beiträge wird strukturiert und der Redner bekommt ausreichend aber auch zeitlich begrenzt die Zeit eingeräumt, die er für seinen Wortbeitrag benötigt. Die Zuhörer haben dann ebenfalls ausreichend Gelegenheit, ihre Fragen zu dem Beitrag zu stellen und Antworten hierauf zu bekommen. Um diese gesamthafte Struktur kümmert sich der Moderator, der ebenfalls die Themen klärt, die zu erarbeiten sind. Er führt zudem einen Lösungsprozess durch, bei dem auf kreative Art Lösungsoptionen hervorgebracht werden und schafft den Raum, der notwendig ist, um die individuellen Interessen und Bedürfnisse zu befriedigen.

8. Fazit: Erfolgreiche Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg

Eine gelungene Dialogkommunikation ist essenziell für den Erfolg öffentlicher Immobilienprojekte. Sie schafft Vertrauen, reduziert Widerstände und ermöglicht eine konstruktive Zusammenarbeit aller Beteiligten. Transparenz, Partizipation und eine offene Diskussionskultur sind hierbei die wichtigsten Bausteine. Kommunen und Projektverantwortliche sollten diese Prinzipien aktiv in ihre Kommunikationsstrategie integrieren, um nachhaltige und akzeptierte Bauvorhaben zu realisieren.

Quellen:

Bohm, David: Der Dialog. Das offene Gespräch am Ende der Diskussionen, 8. Aufl. Stuttgart 2017.

Schulz von Thun, Friedemann: Miteinander reden: 1, 53 Aufl. Hamburg 2016.

Soboda, Friedl: Dialog als Modell zur Kommunikation. In: https://dieprojektmanager.com/dialog-als-modell-zur-kommunikation