Leistungs­bild Projekt­leitung: Aufgaben, Verantwortung und Erfolgs­kriterien

7. März 2025
|In Interim-Management
|By Uwe Schäfer

Die Projektleitung ist eine zentrale Funktion in der Entwicklung und Realisierung von Immobilienprojekten und entscheidet maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Doch was umfasst das Leistungsbild einer Projektleitung genau? In diesem Beitrag beleuchten wir die wesentlichen Aufgaben, die Verantwortung und die Erfolgsfaktoren einer effektiven Projektleitung.

Dieses Leistungsbild Projektleitung bezieht sich auf Hochbauten, Revitalisierungen, Umstrukturierungen, Umnutzungen, Kommunalprojekte und Städtebauprojekte. 

Der Projektleiter trägt die Verantwortung für die Planung, Steuerung und Umsetzung eines Projekts. Er ist die zentrale Schnittstelle zwischen dem Auftraggeber, dem Projektteam und weiteren Stakeholdern. Sein Hauptziel ist es, das Projekt innerhalb der definierten Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorgaben erfolgreich abzuschließen.

Auftraggeber des Projektleiters ist der Projektinitiator, der die Entscheidungsbefugnis zu dem Projekt besitzt. Organisatorisch wird eine Linienfunktion des Projektleiters mit Projektleitungs- und Weisungskompetenzen anhand einer durch den Projektinitiator schriftlich erteilten Handlungsvollmacht vorausgesetzt.

Organigramm Projektleiter Immobilienprojekt

Grundleistungen

  • Herbeiführen bzw. Treffen der erforderlichen Entscheidungen in Abstimmung mit dem Projektinitiator hinsichtlich Qualität, Funktion, Gestaltung, Kosten und Terminen
  • Durchsetzen der erforderlichen Maßnahmen in Abstimmung und unter Wahrung der Rechte und Pflichten des Projektinitiators
  • Herbeiführen der erforderlichen Genehmigungen, Einwilligungen und Erlaubnisse
  • Konfliktmanagement zur Harmonisierung der unterschiedlichen Interessen der Projektbeteiligten auf einheitliche Projektziele
  • Leiten von Projektbesprechungen auf der Führungsebene des Projektinitiators (Lenkungskreis) zur Vorbereitung, Einleitung und Durchsetzung von Entscheidungen
  • Führen aller Verhandlungen mit projektbezogener vertragsrechtlicher oder öffentlich-rechtlicher Bindungswirkung für und in Abstimmung mit dem Projektinitiator
  • Wahrnehmen der zentralen Projektanlaufstelle 
  • Sorgetragen für das Abarbeiten des Entscheidungs- und Maßnahmenkatalogs
  • Wahrnehmen von projektbezogenen Repräsentationspflichten gegenüber den Nutzern, den Finanzierungsunternehmen, den Trägern öffentlicher Belange, der Öffentlichkeit und weiteren Stakeholdern

Besondere Leistungen nach Projektphasen

I. Akquisitionsphase

    • Mitwirken bei der Festlegung der Akquisitionsziele und -kriterien
    • Koordination von Makleraktivitäten
    • Identifikation von geeigneten Standorten, Vorbereitung von Akquisitionsentscheidungen und Präsentation von Akquisitionsobjekten auf Entscheidungsebene 
    • Koordination, Vorbereitung und Durchführung von Akquisitionsterminen 
    • Mitwirken an Akquisitionsverhandlungen 
    • Mitwirken an der Vertragsvorbereitung und -umsetzung in Zusammenarbeit mit Anwälten und Beratern
    • Mitwirken an der Akquisitionsobjektübergabe Konzeptionsphase

II. Konzeptionsphase

A. Grundlagen

    • Mitwirken bei der Festlegung der Konzeptionsziele
    • Analyse von begünstigenden oder einschränkenden Gegebenheiten und Rahmenbedingungen im direkten Umfeld des Projektinitiators bzw. der Stakeholder
    • Erfassen und Dokumentieren der vorhandenen Unterlagen
    • Mitwirken an der Zusammenstellung und Beauftragung des Konzeptbearbeitungsteams 

B. Nutzungskonzept

    • Generieren von Projektideen für eine sach-, markt- und zeitgerechte Nutzung unter Berücksichtigung von Standort-, Kapital- und Nutzerbedarf
    • Beschaffen der erforderlichen Basisinformationen für die Hauptnutzungen durch Kontakte zu relevanten Institutionen sowie Auswertung von Mediendaten
    • Erarbeiten und Darstellen von Nutzer- bzw. Investorenvorgaben unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen Rahmenbedingungen (z.B. Raum- und Funktionsprogramm, Qualitätsstandards, Planungskennwerte, Zielrendite, Budget) und zeitlichen Vorgaben (z. B. Baubeginn, Fertigstellung) sowie räumlichen Kriterien (Standort, Einzugsgebiet, Verkehrsanbindung etc.)
    • Überprüfung von Bedarfsdeckungsalternativen (Umbau, Erweiterung, Neubau, Umzug etc.)
    • Organisationsuntersuchung auf Nutzerebene durch Zugrundelegung der bestehenden und zukünftigen Aufbau- und Ablauforganisation, Arbeitsplatzanforderungen und persönlichen Mitarbeiterbefragungen
    • Ermittlung des Flächenbedarfs für nutzungsspezifische und sonstige Flächen sowie Stellplätze
    • Formulierung von Funktions-, Raum- und Ausstattungsvorgaben zur Umsetzung des Flächenbedarfs als Schaffung von Grundlagen für das Vorplanungskonzept

C. Masterplan

    • Planerisches Flächenlayout des Nutzungskonzeptes als Vorplanungskonzept, in Zusammenarbeit mit Architekten und Ingenieuren zum Nachweis der Umsetzbarkeit des Nutzerbedarfsprogramms auf dem vorgesehenen Grundstück und Darstellung des Raumprogramms mit Gebäude- und Geschossbelegung (mittels Lageplan im M 1:1000 sowie Ansichten, Grundrisse und Schnitte im M 1:200)
    • Erläuterungsbericht zum Vorplanungskonzept hinsichtlich der wesentlichen städtebaulichen, gestalterischen, funktionalen, technischen und wirtschaftlichen Zusammenhänge auf dem vorgesehenen Grundstück in Zusammenarbeit mit Architekten und Ingenieuren
    • Skizzenhafte Darstellung der Gestaltung oder Visualisierung in zwei Ansichten

D. Machbarkeitsstudie

    • Analyse der projektbezogenen Standort- und Wettbewerbsbedingungen ggf. in Zusammenarbeit mit Standortgutachtern
    • Analyse der rechtlichen, bebauungsrechtlichen, technischen und infrastrukturellen Rahmenbedingungen in Zusammenarbeit mit Anwälten, Beratern, Architekten und Ingenieuren
    • Erstellen eines Terminrahmens
    • Erstellen eines Kosten- und Ertragsrahmens und einer ersten Wirtschaftlichkeitsberechnung
    • Erstellen einer Chancen- und Risikenbetrachtung
    • Entscheidungsvorbereitung

III. Planungsphase

    • Mitwirken bei der Planungsbeteiligtenauswahl und -beauftragung 
    • Wahrnehmen und vertreten der projektspezifischen Interessen des Projektinitiators im Außenverhältnis gegenüber den Planungsbeteiligten
    • Leitung von übergeordneten Planungsbesprechungen zur Vorbereitung, Einleitung und Durchsetzung planungsrelevanter Entscheidungen
    • Leitung von nutzungsspezifischen Planungsbesprechungen
    • Koordination der Kommunikation zwischen Planern und Behörden
    • Vertretung des Projektinitiators bei erforderlichen Genehmigungsprozessen und amtlichen Bewilligungen
    • Führung von Verhandlungen mit planungsbezogener, vertragsrechtlicher Bindungswirkung für den Projektinitiator und mitwirken beim Abschluss und Vollzug der  planungsbezogenen Verträge
    • Konfliktmanagement in der Planungsphase, zur Ausrichtung unterschiedlicher Interessen auf das Projektziel

IV. Herstellungsphase

    • Mitwirken bei der Auswahl und Beauftragung der Bauunternehmen 
    • Wahrnehmen und vertreten der projektspezifischen Interessen des Projektinitiators im Außenverhältnis gegenüber den Baubeteiligten
    • Leitung von übergeordneten Baubesprechungen zur Vorbereitung, Einleitung und Durchsetzung baurelevanter Entscheidungen
    • Leitung von nutzungsspezifischen Baubesprechungen
    • Koordination der Kommunikation zwischen Planern, Bauunternehmen und Behörden
    • Vertretung des Projektinitiators bei erforderlichen Genehmigungsprozessen und amtlichen Bewilligungen
    • Führung von Verhandlungen mit baubezogener, vertragsrechtlicher Bindungswirkung für den Projektinitiator und mitwirken beim Abschluss und Vollzug der  baubezogenen Verträge
    • Konfliktmanagement in der Herstellungsphase, zur Ausrichtung unterschiedlicher Interessen auf das Projektziel

V. Transaktionsphase

    • Mitwirken bei der Festlegung der Verkaufsziele und -kriterien
    • Mitwirken beim Erstellen des Datenraums und Q&A Prozesses
    • Koordination von Makleraktivitäten
    • Identifikation von geeigneten Investoren, Vorbereitung von Verkaufsentscheidungen und Präsentation des Verkaufsprozesses auf Entscheidungsebene 
    • Koordination, Vorbereitung und Durchführung von Verkaufsterminen 
    • Mitwirken an Verkaufsverhandlungen 
    • Mitwirken an der Vertragsvorbereitung und -umsetzung in Zusammenarbeit mit Anwälten und Beratern
    • Mitwirken an der Verkaufsobjektübergabe

Das Leistungsbild beinhaltet nicht die Projektsteuerung.

Verantwortung und Kompetenzen des Projektleiters

Der Projektleiter trägt eine große Verantwortung und benötigt umfassende Kompetenzen in verschiedenen Bereichen:

  • Fachliche Kompetenz: Verständnis für die spezifischen Anforderungen des Projekts
  • Methodische Kompetenz: Anwendung von Projektmanagement-Methoden (z. B. Wasserfall, Scrum, Kanban)
  • Soziale Kompetenz: Führung, Kommunikation und Konfliktmanagement
  • Kaufmännische Kompetenz: Budgetkontrolle und Kostenmanagement

Erfolgskriterien für eine effektive Projektleitung

Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich von der Qualität der Projektleitung ab. Zu den wichtigsten Faktoren gehören:

  • Klare Zieldefinition und präzise Planung
  • Effiziente Kommunikation und transparente Entscheidungswege
  • Agiles Handeln und Flexibilität bei Veränderungen
  • Kontinuierliche Überwachung und Steuerung von Risiken
  • Ein motiviertes und leistungsfähiges Team

Fazit

Das Leistungsbild einer Projektleitung ist vielschichtig und anspruchsvoll. Eine erfolgreiche Projektleitung erfordert nicht nur Fachwissen, sondern auch organisatorisches Geschick, soziale Kompetenz und Durchsetzungsvermögen. Wer diese Herausforderungen meistert, trägt entscheidend zum Projekterfolg bei und steigert langfristig den Wert des Projektinitiators.

Quellen:

AHO Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V., Schriftenreihe Heft 9 und Heft 19