Projekte können die Welt verbessern und fester Bestandteil der eigenen Wertschöpfung sein. Es gibt aber auch ein Geheimnis für den Erfolg Ihres Projekts. Ihr Projekt braucht Struktur, Regeln und Motivation und einen Projektleiter, der diese Voraussetzungen schafft, fördert und einhält. Die Leitung Ihres Projektes erfordert Zeit, Erfahrung und Engagement. Sie können Ihre eigenen Ressourcen dabei schonen, indem Sie für die erforderliche Projektlaufzeit einen kompetenten Interim-Projektleiter engagieren.

Organisation

Die Organisationsstruktur bildet den Kern und unterstützt die Umsetzung des Projektes. Ausgangspunkt ist immer der Projektinitiator, als direkter Auftrag- und Weisungsgeber des Projektleiters. Der Projektinitiator trifft die Entscheidungen im Projekt und braucht hierzu Befugnisse. Oftmals werden Projekte von Gremien beschlossen. Diese Beschlüsse geben dem Projektinitiator den Rahmen vor, innerhalb dessen er entscheiden kann. Die operative Umsetzung der Entscheidungen erfolgt durch Verträge mit Planern und Baufirmen und Entscheidungskonkretisierungen und Weisungen im Projektprozess. Die Komplexität des Projektprozesses verlangt zeitliche Kapazitäten für die Leitung des Projektes, die nicht zu unterschätzen sind. Die Synchronität des Projektziels mit den Gremienbeschlüssen und den vielen einzelnen Entscheidungskonkretisierungen und Weisungen sind Schlüssel und Maßgabe zum Projekterfolg.   

Der Projektleiter setzt die Entscheidungen des Projektinitiators im Projektverlauf um und konkretisiert in Handlungsvollmacht anhand verdichteter Informationen aus dem Projektverlauf die Entscheidungen und gibt Weisungen oder bereitet diese entscheidungsreif für den Projektinitiator vor. Der Projektleiter braucht hierzu das erforderliche Fachwissen, Konfliktlösungs- und Führungskompetenz.

Der Projektprozess ist ein komplexes System von Entscheidungen, Ausführungen und Rückfragen. Jede einzelne Maßnahme hat wiederum Auswirkungen auf den Gesamtverlauf. Die Organisation braucht klare Zuständigkeiten und einen funktionierenden Informationsfluss. Je nach Projektanforderungen wird der Projektleiter von einem Projektsteurer und von Beratern, wie z.B. Anwälten, Gutachtern oder Marketingexperten, bei seiner Arbeit unterstützt. Diese Unterstützer geben jedoch keine Anweisungen, treffen keine Entscheidungen und setzen diese auch nicht um. Anders die Planer und Bauunternehmen, die im Rahmen Ihrer Werkleistung innerhalb ihres Werks ihren Erfüllungsgehilfen Entscheidungen und Weisungen vorgeben. Sie wenden sich bei ihren Entscheidungsrückfragen zur Konkretisierung wiederum an den Projektleiter, der stets den Gesamtrahmen des Projektes auf die Entscheidungen des Projektinitiators ausrichtet. 

Manche Projekte bedingen, dass unterschiedliche Bereiche eines Unternehmens oder auch unterschiedliche Unternehmen zusammenarbeiten. Hier gibt es konkurrierende Ziele, Kapazitätskonflikte und Befugnisstreitigkeiten, die zu lösen und auf ein gemeinsames Ziel auszurichten sind. Organisatorisch bietet sich die Einrichtung eines Lenkungsausschusses an, in dem die unterschiedlichen Führungskräfte zusammentreffen. Dies verlangt jedoch eine eindeutige Rollenverteilung. Der Projektinitiator muss aufgrund seiner Gesamtprojektverantwortung der Vorsitzende des Lenkungsausschusses sein. Die anderen Führungskräfte bringen ihre Fachexpertise in das Projekt ein, unterstützen mit ihren Mitarbeitern und übernehmen eigenständig Teilprojekte. Der Projektleiter unterstützt den Projektinitiator, indem er den Lenkungsausschuss moderiert. Alle Projektbeteiligten müssen wissen, welche Rolle sie tragen und wieviel Zeit und Ressourcen gebraucht werden. Bei der Zusammensetzung des Projektteams kommen interne oder externe Projektmitarbeiter infrage. Die Berater sind oft in den Unternehmensabteilungen, wie der Rechts- und Marketingabteilung, angesiedelt. Projektsteurer werden meistens extern rekrutiert, genauso wie die Planer und Bauunternehmen. Das Projektteam so zu steuern, dass eine positive Einstellung, Überzeugung und volles Engagement vorherrscht, ist das Geschick des Projektleiters. 

Stakeholder

Die Stakeholder eines Projektes sind einzelne Personen oder Gruppen, die vom Projektergebnis betroffen sind, ein Interesse daran haben oder direkt an der Realisierung mitwirken. Je größer und bedeutender das Projekt ist, umso mehr Stakeholder gibt es. Da Projekte grundsätzlich eine Veränderung bedeuten, wird es immer Lager geben, die sich für das Projekt aussprechen oder dagegen. Je mehr Personen oder Gruppen sich gegen ein Projekt stellen, desto schwieriger wird dessen Realisierung. Der Widerstand ist meist direkt gegen den Projektinitiator gerichtet. Der Projektleiter steuert den Kommunikationsprozess. Er meistert die Herausforderung, Gemeinsamkeiten in den unterschiedlichen Interessen herauszufiltern, stellt diese in den Vordergrund und versteht es der Kritik mit Argumenten, Überzeugung und Empathie zu begegnen.

Im Vorfeld eines Projektes ist es immer entscheidend, die wichtigsten Stakeholder zu ermitteln, sich mit ihnen auszutauschen, ihre Bedürfnisse und Interessen zu kennen und Widerstände und Erfolgsfaktoren zu identifizieren.

Projektentscheidend ist es daher, die Stakeholder mit genau den Informationen auf dem Laufenden zu halten, die den Projektstatus vermitteln und die für ihre Entscheidungen maßgeblich sind. Jeder bekommt zur richtigen Zeit die richtige Botschaft. Falsche Informationen oder Unwahrheiten sind ein absolutes Tabu. 

Dem Projektleiter steht für diesen Projektinformationsfluss heute ein breiter Rahmen, mit verschiedenen Onlinemöglichkeiten wie Webseiten, Facebook, Instagram o.ä. sowie schriftliche oder telefonische Berichte zur Verfügung. Für die entscheidenden Themen und Personen ist jedoch immer das persönliche Gespräch zu bevorzugen.

Business Case

Projekte können ein Problem lösen oder sie erschließen geschäftliche Potenziale. Wird weder das eine noch das andere mit dem Projekt erreicht, sollte es besser nicht in Erwägung gezogen werden. 

Der Business Case ist die Ausformulierung was, wozu und wann mit dem Projekt erreicht werden soll.

Das Nützliche an der Erstellung des Business Case ist das Nachdenken, Recherchieren und Analysieren der Rahmenbedingungen, Risiken und Erfolgsfaktoren des Projektes. Das Ergebnis, der eigentliche Business Case, ist dann schon eher Strategie, wer von was und wie zu überzeugen ist. Die Überzeugung darf jedoch nicht überzogen sein. Die Erwartungen sind letztlich einzuhalten. Der Projektleiter führt den operativen Realisierungsprozess des Projektes, er muss daher selbst vom Zweck, dem Nutzen und dem klar definierten Ziel des Projektes überzeugt sein. All dies ist messbar, realistisch und zeitbezogen zu definieren.  

Der Projektumfang setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen. Die Qualität des Projektes wird über Spezifikationen, Anforderungen, Design und Funktionalität etc. bestimmt. Das Budget wird aus den Kosten und Erträgen abgeleitet. Die Zeitkomponente wird durch die Zwischenfristen der einzelnen Projektphasen und den Endtermin determiniert. 

Je stärker sich der Projektumfang im Projektverlauf verändert, weil unterschiedliche Stellen Unterschiedlichstes fordern und erbringen, desto schwieriger wird es, das Projekt erfolgreich gemäß dem ursprünglichen Business Case abzuschließen. Es ist wichtig, dass alle wissen, wie das Ergebnis aussehen soll. Genauso entscheidend ist es, frühzeitig und verbindlich festzulegen, wann das Projekt fertig ist und startet. Ein Beispiel hierzu sind die Olympischen Spiele. Hier wird mit vielen klar definierten Schritten auf ein Ziel hingearbeitet. Ein anderes Beispiel ist der Flughafen Berlin Brandenburg, der bislang mehr Eröffnungstermine hatte, als Passagiere. 

Das Projekt braucht ein Budget. Die Zuverlässigkeit der Budgetermittlung bestimmt daher wesentlich die Definition und Stabilität des Projektumfangs. Erfahrungswerte, vorausschauende Marktbeobachtung und eine konservative Vorgehensweise, die Budgetaufteilung in Tranchen und Kostengruppen sowie Puffer für unerwartete Mehrkosten machen das Projekt manövrierfähig. Die Qualität ist hingegen kein Budgetpuffer. Es mag Spezialisten geben, die gerne im Verlauf die Qualität des Projektes reduzieren, um das Budget zu entlasten. Dies sind allerdings keine Spezialisten, die sich größere Gedanken über den späteren Zweck des Projektes machen. Viele hundert Tausend Euro einmalige Kosteneinsparung sind nicht klug, wenn sie im späteren Projektlebenszyklus Millionen Euro höhere Betriebskosten verursachen. Wer weiß, wie der Erfolg des iPhones ausgefallen wäre, wenn Steve Jobs nicht so unerbittlich um die Qualität des Produktes gekämpft hätte.

Projektarbeit ist etwas Neues und Einzigartiges, jedes Mal. Unsicherheiten und Risiken bestehen und müssen beherrscht werden. Wenn die eigenen Ressourcen nicht ausreichen, bietet der erfahrene externe Interim-Projektleiter einen guten Ansatz, das Projekt zu führen. Das schafft ebenfalls die besten Voraussetzungen, um die eigenen noch unerfahrenen Mitarbeiter oder Teams für das nächste Projekt fit zu machen.

Perspektivloesung bietet Ihnen die Interim-Projektleitung für Ihr Projekt insgesamt und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten an. Rückfragen und weitere Einzelheiten jederzeit gerne per Mail: info@perspektivloesung.de oder Telefon: 06403-9696994.

Quellen:

Nieto-Rodriguez, Antonio: Das Geheimnis erfolgreicher Projekte. In: Harvard Business Manager, 40. JG, 10.2018.

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